Mô hình tích hợp về Quản trị và Giữ chân Nhân tài trong Doanh nghiệp

Lưu Phúc Trường | Content Writer tại Base.vn

Từ khoá “quản trị nhân tài” và “giữ chân nhân tài” đang trở thành một trong những chủ đề nóng ở cộng đồng những người làm nhân sự hiện nay. Ngoài các công việc như tuyển dụng, đào tạo, chấm công & tính lương thưởng, phúc lợi (C&B), một trong những công việc quan trọng nhất của người làm nghề nhân sự là giữ chân người tài cho doanh nghiệp.

Trong một thị trường lao động cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt khi nền kinh tế đang hồi phục sau bình thường mới, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và quản trị nhân sự đang tập trung tìm ra nhiều giải pháp mang tính chiến lược để giúp nguồn nhân lực tài năng của doanh nghiệp có sự bền vững và phát triển. Thoạt nhìn, đây chính là nhiệm vụ của các chuyên viên nhân sự ở các công việc như phát triển lộ trình thăng tiến, giám sát hiệu suất, học tập & phát triển (L&D)… Thế nhưng việc quản trị và giữ chân nhân tài cần một góc nhìn rộng và sự cộng tác chung từ cấp lãnh đạo doanh nghiệp tới các quản lý phòng ban.

Cùng Base.vn tìm hiểu về Mô hình tích hợp về Quản trị và Giữ chân nhân tài trong doanh nghiệp. Nhân tài trong doanh nghiệp là những cá nhân có cá tính và tài năng đặc biệt, được thể hiện qua cách họ xử lý công việc, họ đổi mới các công việc truyền thống và mang lại hiệu quả cao hơn kể cả ở bất kỳ phòng ban nào: từ bán hàng, marketing, tài chính cho đến nhân sự, kế toán… Doanh nghiệp luôn có mục tiêu là đạt được doanh thu, mở rộng quy mô, và quy trình tuyển – dạy – dùng – giữ chân nhân sự hiệu quả trong một thị trường đầy biến động có thể là một lợi thế chiến lược để doanh nghiệp thực hiện hoá kế hoạch kinh doanh của mình. Mô hình sau sẽ mô tả cụ thể quy trình đó:

Mô hình quản trị và giữ chân nhân tài. Nguồn tham khảo: Josh Bersin (2020)

Mặc dù quản trị nhân tài, giữ chân nhân tài là chủ đề được bàn thảo rất nhiều, thế nhưng thực trạng ứng dụng còn rất khó đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Doanh nghiệp nhiều khả năng đối mặt với “chảy máu chất xám” như một hệ quả tất yếu nếu chính sách giữ chân nhân tài tỏ ra không hiệu quả. Bài viết này nhằm cung cấp đến quý độc giả một mô hình trực quan nhất, và các ứng dụng công nghệ giúp nhà lãnh đạo và quản lý nhân sự hiện thực hoá cho công tác quản trị nhân tài của doanh nghiệp.

Có ít nhất 3 câu hỏi mà doanh nghiệp cần đặt ra khi quản trị và giữ chân nhân tài:

• Để chiến thắng trong “cuộc chiến” giữ chân nhân tài (the war on talents), chúng tôi nên bắt đầu từ đâu?
• Các hoạt động giữ chân nhân tài mà chúng tôi cần triển khai là gì?
• Điều gì sẽ giúp nhân sự tài năng của chúng tôi có trải nghiệm tốt nhất khi làm việc?

Quản trị nhân tài là gì?

Theo Academy to Innovate HR (AIHR), quản trị nhân tài (talent management) là một tập hợp đầy đủ của các hoạt động nhân sự chiến lược nhằm thu hút, phát triển, tạo động lực và giữ chân nhân viên có hiệu suất cao trong doanh nghiệp. Để quý độc giả hình dung rõ hơn, định nghĩa này sẽ được chia thành 3 thành phần như sau:

• Một tập hợp đầy đủ các hoạt động nhân sự chiến lược: quản trị nhân tài là một quy trình các hoạt động nhân sự được tích hợp cùng nhau. Điều này có nghĩa quản trị nhân tài không bắt đầu chỉ ở từng nhân sự tài năng, mà nên được xem như một chiến lược nguồn nhân lực của doanh nghiệp được triển khai thực hiện từ các cấp lãnh đạo.
• Thu hút, phát triển, tạo động lực và giữ chân nhân viên: đây không phải là một điều mới, mà là một công việc của bộ phận nhân sự bắt đầu từ quy trình tuyển dụng (recruitment), hội nhập (onboarding) và quản trị hiệu suất (performance management).
• Nhân viên có hiệu suất cao: đây chính là điểm khác biệt giữa khái niệm quản trị nhân tài so với quản trị nhân sự. Trong cuộc chiến giữ chân nhân tài (the war on talent), các doanh nghiệp không những phải cạnh tranh trong việc thu hút người tài, mà còn tận dụng các lợi thế chiến lược của mình để giữa chân họ trong tổ chức.

Nói cách khác, quản trị nhân tài là một khía cạnh không thể thiếu của quản trị nguồn nhân lực.

Mô hình quản trị, giữ chân nhân tài và các ứng dụng chuyên sâu

Nhân sự hay người lao động (labor force) được là nguồn lực đầu vào của doanh nghiệp cùng với nguồn lực tài chính (finance) và nguồn lực nguyên vật liệu (materials). Để nguồn lực đem lại hiệu quả tốt, nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp cần góc nhìn rõ ràng về mô hình quá trình quản trị chuyển đổi và phát triển nguồn lực đó. Do đó, một quy trình quản trị nhân tài đạt hiệu suất cao xuất phát từ việc tạo ra sự chuyển đổi và phát triển nguồn nhân sự tài năng của doanh nghiệp.

Mô hình quản trị, giữ chân nhân tài của doanh nghiệp cùng với các ứng dụng chuyên sâu

Hoạch định chiến lược nguồn lực nhân sự

Kế hoạch chiến lược nguồn nhân lực là một phần trong chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, vì thế mà hoạt động này cần được tích hợp và quản trị cùng với mục tiêu của doanh nghiệp. Hay hiểu đơn giản, quản trị và giữ chân nhân tài cần xuất phát từ chiến lược của doanh nghiệp và có cách để đo lường cụ thể. Hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp phụ thuộc vào các yếu tố sau: kế hoạch nguồn lao động dự kiến, kế hoạch tuyển dụng, quỹ lương thưởng doanh nghiệp, mục tiêu tuyển dụng năm…

>> Xem thêm bài viết: Kết Hợp BSC, KPI và OKR Trong Quản Trị Mục Tiêu Và Hiệu Suất Đội Ngũ

Song hành với kế hoạch nguồn lực nhân sự, việc triển khai kế hoạch quản trị và giữ chân nhân tài cần được đo lường và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực. Điều này có thể được thực hiện qua các giải pháp phần mềm quản trị mục tiêu và hiệu suất theo KPI hoặc OKR. Từ đó, chiến lược quản trị và giữ chân nhân tài sẽ được chỉ đạo từ cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp tới bộ phận hoặc phòng ban nhân sự, và tiếp nối là các nhà quản lý sẽ nhận mục tiêu và truyền đạt xuống các cấp chuyên viên nhân sự. Khi thực hiện Ứng dụng quản trị mục tiêu Base Goal, quy trình này có thể được tóm tắt như sau:

• Khai báo đầy đủ thông tin của đối tượng nhận mục tiêu (cấp lãnh đạo, quản lý nhân sự, chuyên viên phụ trách)
• Khởi tạo mục tiêu cho đối tượng theo thời gian tháng/quý/năm
• Thực hiện đánh giá qua các chỉ số đo lường như kết quả hoàn thành công việc, chỉ số hài lòng nhân sự, điểm năng lực học tập & phát triển, mức độ tự tin…

Quá trình quản trị và phát triển

Tiếp nối kế hoạch nguồn lực nhân sự sẽ là quá trình quản trị và phát triển tài năng của doanh nghiệp. Quá trình này được chia thành 4 hoạt động chính: tuyển dụng & hội nhập (recruitment & onboarding), học tập và phát triển (learning & development), quản trị hiệu suất (performance management) và chính sách lương thưởng phúc lợi (compensation & benefit).

Hoạt động tuyển dụng & hội nhập (recruitment & onboarding)

Đây là chuỗi hoạt động đầu tiên và sẽ để lại ấn tượng lâu dài cho nhân viên đặc biệt là các tài năng của doanh nghiệp trong suốt các quá trình công tác. Cùng với quy trình tuyển dụng, quy trình hội nhập (onboarding) tạo cơ hội cho tổ chức được trao đổi về chiến lược của mình đến các nhân sự tài năng của doanh nghiệp. Việc hiệu được chiến lược chung của tổ chức đóng vai trò quan trọng để nhân sự làm việc đúng hiệu quả kỳ vọng của lãnh đạo doanh nghiệp.

Quy trình onboarding đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản trị và giữ chân người tài. Một quy trình onboarding hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm đến 50% chi phí quay vòng nhân sự về sau: theo báo cáo của Society for Human Resource Management (SHRM), chi phí trực tiếp để thay thế một nhân sự dao động từ 50% đến 60% mức lương hàng năm của nhân viên đó. Và tổng cộng các chi phí liên quan đến sự quay vòng nhân sự dao động từ 90% đến 200% mức lương đó. 

Applicant Tracking System (ATS) còn được gọi là công nghệ E-hiring là một ứng dụng phần mềm chuyên sâu để xử lý các công việc tuyển dụng. Công nghệ ATS / E-Hiring được sử dụng bởi hơn 98% doanh nghiệp trong top Fortune 500, giúp giảm đến 75% thời gian làm việc kém hiệu quả và 15% (theo thống kê của Jobscan). Là tương lai của công nghệ tuyển dụng, ATS có nhiều nét tự như CRM (hệ thống quản trị quan hệ khách hàng), nhưng thay vì phục vụ cho công việc kinh doanh thì ATS / E-Hiring hỗ trợ chuyên sâu cho quy trình tuyển dụng: 

>> Xem thêm về ATS / E-Hiring với bài viết: Data-Driven Recruitment: Nâng Cấp Quy Trình Tuyển Dụng Với Nền Tảng Dữ Liệu

Talent Pools – Tạo và quản lý nguồn ứng viên trên ứng dụng Base E-Hiring

Theo dõi quá trình hội nhập (onboarding) của nhân viên mới cùng Base Onboard

Hoạt động học tập & phát triển (learning & development)

Yếu tố học tập và phát triển (L&D) là thành phần quan trọng của mô hình quản trị và giữ chân nhân tài. Học tập và phát triển không thể chỉ được tập trung ở các bộ phận nhân viên mới, mà còn đối với các nhân sự hiện tại có tiềm năng phát triển trong doanh nghiệp. Quản trị và giữ chân nhân sự đòi hỏi việc tích hợp và giao tiếp giữa bộ phận quản trị hiệu suất và L&D, vì việc đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng cho nhân viên không thể tách rời với chiến lược của tổ chức. 

Ngoài phải liên kết với hoạt động quản trị hiệu suất tiếp theo, hoạt động học tập & phát triển cũng cần gắn liền với tuyển dụng như một lợi thế để thu hút ứng viên. Để hoạt động này diễn ra hiệu quả thông qua các buổi đào tạo, điều cần thiết là sự cập nhật kịp thời với các vấn đề về bộ kỹ năng cốt lõi mà các nhân sự, đặc biệt là người tài của doanh nghiệp chưa được trang bị. 

Có thể thấy rằng: việc quản trị và giữ chân nhân tài tác động đến hệ thống quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ như một hệ thống học tập nội bộ được tích hợp cùng với hệ thống quản trị hiệu suất của doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều sự liên kết cho hoạt động học tập và phát triển tài năng của doanh nghiệp.

Ứng dụng xây dựng văn hóa học tập và quản trị tri thức cho doanh nghiệp Base Square

Ứng dụng xây dựng, triển khai và quản lý kỳ thi nội bộ Base Test

Hoạt động quản trị hiệu suất

Hoạt động quản trị hiệu suất của nhân sự trong doanh nghiệp dù là thiết yếu nhưng lại dễ phát sinh nhiều thiếu sót, thiếu minh bạch trong công nhận thành quả của các nhân sự tài năng. Việc thiếu sót trong hoạt động này vô hình chung làm giảm sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp, công cụ giúp ích cho quá trình đánh giá nhân viên. Giải pháp phần mềm quản trị hiệu suất là công cụ, nhưng cần xuất phát từ sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ với phương pháp quản trị của doanh nghiệp. 

Điều đó có nghĩa rằng, những phần mềm không được tích hợp trên cùng hệ thống sẽ khó lòng mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp khi quản trị minh bạch hiệu suất làm việc của nhân viên. Và từ đây, lợi thế của các giải pháp quản trị nhân sự tích hợp trên cùng hệ thống, nổi bật là giải pháp Base HRM+ được phát triển bởi Base.vn chứng minh được sự hiệu quả phối hợp và đồng bộ với mô hình quản trị doanh nghiệp.

Quản trị cơ sở dữ liệu nhân sự trên ứng dụng Base HRM

Xây dựng quy trình tính lương cho người lao động với Base Tracker

Hoạt động lương thưởng & phúc lợi (compensation & benefits)

Không thể từ chối rằng, chính sách lương thưởng và phúc lợi là một trong những cách hiệu quả nhất giúp doanh nghiệp giữ chân người tài. Ngoài lương thưởng, trên thị trường lao động hiện nay doanh nghiệp còn tập trung vào xây dựng hình ảnh thương hiệu (employer brand) và công khai chất lượng trải nghiệm ứng viên (employee satisfaction). Ngoài mục đích giữ chân nhân tài, chính sách lương thưởng và phúc lợi còn song hành với chương trình giới thiệu nhân sự (referral programs) nhằm thúc đẩy sự phát triển nhân tài trong tổ chức.

Hệ thống xử lý bảng lương và bài toán lương Base Payroll

Tóm tắt

Mục tiêu của chiến lược quản trị và giữ chân nhân tài là giúp doanh nghiệp chiến thắng trong cuộc chiến giữ chân họ (the war on talents).

Và để chiến thắng trong cuộc chiến này, doanh nghiệp cần tập trung vào xây dựng mô hình quản trị nhân tài, cùng với việc áp dụng những công nghệ ứng dụng như một công cụ “vũ khí” cho cuộc chiến trên. Nói cách khác, đó là việc tạo ra một chiến lược nhân tài, dù không dễ dàng nhưng là cần sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp. Tổng hoà và phối hợp nhịp nhàng của 4 hoạt động: tuyển dụng & hội nhập, học tập và phát triển, quản trị hiệu suất và chính sách lương thưởng phúc lợi.

Các ứng dụng Base E-Hiring, Base Onboard, Base Square, Base Payroll… được giới thiệu phía trên thuộc bộ Giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ được phát triển bởi Base.vn. Ở nền tảng này, nhà quản lý xây dựng chiến lược nhân sự hoàn chỉnh thông qua sự phát triển cơ sở dữ liệu ở các chuyên môn cụ thể, ví dụ như tuyển dụng, hội nhập, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân sự. 

Với danh hiệu Giải nhất nền tảng số xuất sắc năm 2020, Base.vn trở thành giải quản trị doanh nghiệp #1 tại Việt Nam. Base.vn tự hào đồng hành cùng 7000+ khách hàng là doanh nghiệp hàng đầu trong các lĩnh vực như: Sacombank, VPBank, VIB, ACB, VietCredit, VinCommerce, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115,…

Đăng ký nhận demo và trải nghiệm miễn phí giải pháp Base HRM+ cùng chuyên gia chuyển đổi số của Base.vn. Bạn có thể đăng ký tại đây.

Tài liệu tham khảo:

1. Josh Bersin (2020). What is Talent Management? The Josh Bersin Company. https://joshbersin.com/2007/07/what-is-talent-management/
2. Josh Bersin (2009). After Talent Management: Enter People Management. The Josh Bersin Company. https://joshbersin.com/2008/12/after-talent-management-enter-people-management/
3. Erik van Vulpen (2018). What is Talent Management? All You Need to Know to Get Started. Academy to Innovate HR (AIHR). https://www.aihr.com/blog/what-is-talent-management/
4. David G. Allen (2008). Retaining Talent: A Guide to Analyzing and Managing Employee Turnover. Society for Human Resource Management (SHRM). shrm.org/hr-today/trends-and-forecasting/special-reports-and-expert-views/documents/retaining-talent.pdf
5. James Hu (2018). Over 98% of Fortune 500 Companies Use Applicant Tracking Systems (ATS). Jobscan. https://www.jobscan.co/blog/fortune-500-use-applicant-tracking-systems/