Hybrid Working: Làm Thế Nào Để Nhà Quản Lý Kết Nối Nhân Viên?

Lưu Phúc Trường | Content Writer tại Base.vn

Trong bối cảnh làm việc từ xa (work from home) thay đổi thành xu hướng làm việc kết hợp (hybrid working), nhà quản lý luôn phải trăn trở khi tìm cách để nhân viên gắn bó với công việc của mình

Khi dịch Covid-19 đã dần được kiểm soát, hệ quả của nó vẫn còn tồn tại cho tới hôm nay. Một ví dụ điển hình là các hoạt động gắn kết trong doanh nghiệp “happy hours” vẫn còn rất hạn chế do tâm lý e ngại phải tiếp xúc với nhiều người. Trong kỷ nguyên hybrid working (còn được gọi làm việc kết hợp) dần trở thành xu thế. Theo khảo sát của Reed được thực hiện vào tháng 11/2021, gần 45% nhân viên được hỏi sẽ sẵn sàng chuyển sang một vị trí mới mà có thể làm việc kết hợp giữa tại văn phòng và làm việc từ xa. Cũng theo khảo sát trên, 60% nhân viên đang làm việc kết hợp khẳng định họ có trải nghiệm làm việc tốt hơn, 32% cho rằng không có nhiều sự thay đổi, và chỉ có 8% nhận xét trải nghiệm làm việc của họ giảm sút.

Do đó, để nâng cao sự gắn bó của nhân viên với công việc, đặc biệt trong bối cảnh mà hybrid working ngày càng được quan tâm và ứng dụng trong thị trường lao động nói chung và tâm lý của nhân viên nói riêng, hành động và cách truyền cảm hứng từ người quản lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Khi nhân viên thực hiện hybrid working, nhu cầu được kết nối và được công nhận kết quả không những giảm mà còn tăng lên nhiều hơn (MDawn Klinghoffer, Microsoft’s Head of People Analytics). Ngoài ra, hybrid working còn là cơ hội để nhân viên đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng (work-life balance) mà nhà quản lý cần lưu ý để hỗ trợ họ để hoàn thành công việc khi thực hiện làm việc kết hợp.

>> Tham khảo bài viết: Hybrid Working: Doanh Nghiệp Nên Theo Xu Hướng Làm Việc Kết Hợp?

Điều gì khiến nhân viên gắn kết với đội ngũ trong hybrid working?

Cũng theo Klinghoffer, có 3 nhân tố chính sẽ quyết định đến trải nghiệm kết nối của nhân viên với công việc khi làm việc kết hợp (hybrid working):

1. Work-life balance: cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi nhân viên được hỗ trợ để hoàn thành công việc tốt hơn và có được nhiều thời gian cho họ và gia đình, nghiên cứu cho thấy họ sẽ gắn kết nhiều hơn 1,3 lần với đội ngũ.
2. Passion for work: đam mê với công việc. Khi nhân viên có được sự công nhận, khích lệ thường xuyên từ cộng sự và nhà quản lý, nghiên cứu cho thấy họ sẽ gắn kết nhiều hơn 1,4 lần với đội ngũ.
3. Supportive team culture: khi sự hỗ trợ diễn ra thường xuyên và hình thành nên văn hoá doanh nghiệp, nhân viên sẽ gắn kết nhiều hơn đến 1,6 lần với đội ngũ của mình

Làm việc kết hợp là thời điểm mà nhân viên của bạn có thể làm việc tại bất cứ đâu và bất cứ khi nào. Với vai trò là một nhà quản lý, bạn cần phải có kế hoạch và tổ chức cho đội ngũ làm việc kết hợp nhưng phải đảm bảo tính gắn kết, quan trọng nhất là phải giao đúng mục tiêu và trách nhiệm nhân viên cần phải cam kết khi làm việc. Làm việc kết hợp có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp hoặc thậm chí giữa các đội ngũ trong công ty, thế nhưng để thúc đẩy nhân viên gắn kết với công việc, nhà quản lý cần chú trọng cải thiện 3 nhân tố trên.

Sau đây là 3 lời khuyên dành cho những nhà quản lý để thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên trong lúc làm việc kết hợp:

1. Tập trung vào những gì quan trọng trước!

Để khuyến khích và đẩy mạnh sự gắn kết của nhân viên với công việc và đội ngũ khi làm việc kết hợp, nhà quản lý nên tránh việc tập trung quá nhiều vào tổ chức các hoạt động team building hay các sự kiện gắn kết truyền thống. Vì cơ bản, đây không phải là trách nhiệm của người quản lý mà là bộ phận nhân sự trong khi làm việc kết hợp. Với vai trò lãnh đạo và điều phối đội ngũ, nhà quản lý nên tránh khỏi việc ưu tiên hoàn thành trách nhiệm của đội ngũ, hay rộng hơn là công nhận và khuyến khích nhân viên có đam mê với công việc. 3 nhân tố phía trên chính là điều mà nhà quản lý cần tập trung cải thiện vì nó sẽ mang lại ảnh hưởng cốt lõi. Khi công việc đã có hiệu quả, những yếu tố khác như sự kiện gắn kết sẽ là “phụ gia” cho sự thành công của nhà quản lý.

2. Hybrid working không chỉ được quyết định bởi nơi làm việc

Trên thực tế, nhân viên có nhiều lựa chọn hơn về thời gian, nơi làm việc, và cách họ sẽ giao tiếp, cộng tác với đội ngũ trong môi trường hybrid working, điều này đòi hỏi nhà quản lý cần chủ động tạo cơ hội để các lựa chọn này của nhân viên được diễn ra đúng mục đích của làm việc kết hợp. Tổ chức Gartner đã phát triển Mô hình 4 chế độ làm việc kết hợp mà nhà quản lý có thể ứng dụng để tối ưu hoá lợi thế của hybrid working.

Cũng theo Gartner, hầu hết các nhà quản lý đều đang cho rằng hybrid working hay làm việc kết hợp chỉ là thay đổi về nơi làm việc theo lịch biểu, thế nhưng làm việc kết hợp phụ thuộc vào cách mà đội ngũ và nhân viên sẽ phân chia thời gian thế nào (cụ thể là dành thời gian làm việc độc lập hay làm việc theo đội ngũ khi làm việc kết hợp).

Có tổng cộng 4 chế độ làm việc kết hợp mà nhà quản lý nên xem xét để có thể trao đổi với nhân viên:

• Làm việc cộng tác tại văn phòng: đội ngũ cùng nhau làm việc tại văn phòng như bình thường
• Làm việc cộng tác từ xa: đội ngũ cùng thảo luận, làm việc với nhau trên nền tảng họp trực tuyến.
• Làm việc độc lập tại văn phòng: các nhân viên hoàn thành công việc của mình độc lập tại văn phòng
• Làm việc độc lập từ xa: các nhân viên hoàn thành công việc của mình độc lập từ xa.

Có thể thấy rằng làm việc từ xa phụ thuộc phần lớn vào yêu cầu công việc và tình hình làm việc của đội ngũ lúc đó. Do đó không quan trọng là lúc nào nhân viên và nhà quản lý cũng phải xem xét làm việc kết hợp nghĩa là sẽ đến văn phòng 2 hay 3 ngày/tuần, hoặc là làm việc kết hợp xen kẽ. Về bản chất, hybrid working hay làm việc kết hợp được phát triển là để đảm bảo đội ngũ vừa có được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, vừa thúc đẩy hiệu quả công việc của tập thể.

3. Trang bị cho bản thân thêm nhiều dữ kiện để quyết định

Trong hybrid working, có thể nói việc cập nhật kiến thức quản trị và insight của nhân viên liên tục chính là cánh tay đắc lực của nhà quản lý trong bối cảnh đã nhiều thay đổi tác động đến nhu cầu và trải nghiệm của nhân viên. Việc nhà quản lý liên tục cập nhật, trang bị cho bản thân các thông tin này kịp thời sẽ giúp quyết định và hành động có ảnh hưởng tích cực đến trải nghiệm của nhân viên. Đọc sách báo, các trang tin tức Business Insider, Harvard Business Review hoặc tham gia vào cộng đồng quản trị nhân sự là những việc mà nhà quản lý hoàn toàn có thể sắp xếp thời gian để thấu hiểu nhu cầu của nhân viên trong kỷ nguyên làm việc kết hợp. Đặc biệt trong bối cảnh thế giới số, vai trò và khả năng của nhà quản lý càng được thể hiện rõ thông qua việc cập nhật thông tin liên tục để quyết định của mình sẽ có tác động tốt đến việc gắn bó nhân viên với đội ngũ.

4. Tăng cường giao tiếp nội bộ trong đội ngũ

Một trong những khó khăn mà nhà quản lý nhận thấy rõ ràng nhất khi làm việc từ xa và làm việc kết hợp (hybrid working) là giữ sự trao đổi thông tin và giao tiếp hiệu quả trong nội bộ dù nhân viên làm việc ở bất cứ đâu. Dễ hiểu rằng, việc giao tiếp không hiệu quả sẽ dẫn đến giảm sút hiệu suất làm việc của cả đội ngũ vì dòng chảy nội bộ thông tin không đi đúng hướng. Để nhà quản lý quản trị được hiệu quả giao tiếp nội bộ khi làm việc kết hợp và kể cả khi làm việc tại văn phòng, quy trình xử lý công việc và công cụ giao tiếp cần có sự thống nhất giữa cấp quản lý và nhân viên. Đây là các yếu tố cấu thành của việc giao tiếp hiệu quả trong đội ngũ của bạn: thông tin được truyền đạt đến đúng người cần, đúng thời điểm, và phải có sự tương tác hai chiều như là tiêu chuẩn ứng xử kể cả khi làm việc tại văn phòng và khi làm việc kết hợp.

Đảm bảo giao tiếp hiệu quả nên là trách nhiệm được chia sẻ bởi tất cả các thành viên trong đội ngủ, vì thế hãy trao đổi về các vấn đề và giải pháp này với đội ngũ của mình:

• Trao đổi và thống nhất các cuộc họp định kỳ: Sau bao lâu thì phòng ban sẽ cần phải họp định kỳ, mục đích là gì? Khi nào sẽ họp online và khi nào sẽ họp trực tiếp? Ngoài các buổi họp định kỳ, chúng ta sẽ trao đổi thông tin qua đâu?
• Lập kế hoạch làm việc mới: Khi bắt đầu làm việc kết hợp, vẫn sẽ cần có nhân viên trực và làm việc tại văn phòng. Vì thế hãy thống nhất với đội ngũ về số lượng nhân viên tối thiểu phải có mặt mỗi ngày làm việc.
• Quyết định kênh giao tiếp: Chắc chắn sẽ có nhiều ứng dụng và nền tảng trao đổi thông tin, hãy thống nhất điều này với nhân viên. Đâu là nền tảng để tổ chức các cuộc họp trực tuyến? Đâu là nền tảng cho nhắn tin nội bộ? Mọi người có biết cách sử dụng chưa?

5. Tối ưu hiệu suất làm việc gắn liền với tối ưu công nghệ

Tối ưu hiệu suất làm việc kết hợp trước hết cần sự chuẩn bị của nhà quản lý và thoả thuận đảm bảo hiệu suất với đội ngũ. Ngày nay, công việc không chỉ là những deadline đơn thuần mà được quản lý theo dự án, đầu việc và hành động cụ thể. Vì thế mà việc quản trị hiệu suất vô hình trung phụ thuộc vào báo cáo và đo lường thường xuyên, nhà quản lý từ đó có thể công nhận đóng góp của nhân viên và “thưởng phạt” đúng chỗ.

Nhắc đến giải pháp công nghệ, việc đầu tư vào giải pháp quản lý hiệu suất nhân sự và đội ngũ trên một nền tảng duy nhất là một lựa chọn phù hợp khi ứng dụng hybrid working. Một trong số các ứng dụng công nghệ đó nổi bật là Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp của Base.vn. Với logic sản phẩm gắn liền với việc giao mục tiêu, theo dõi quy trình và báo cáo kết quả trực quan theo KPI/OKR, từ đó nhà quản lý có thể yên tâm đảm bảo rằng nhân sự của mình có đang theo đúng tiến độ công việc và mô hình hybrid working có đang mang lại hiệu quả cho đội ngũ.

Mô hình quản trị hiếu suất làm việc kết hợp với sự hỗ trợ từ Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp của Base.vn

Để mô hình làm việc kết hợp được áp dụng một cách phù hợp nhất mà vẫn mang lại hiệu quả gắn kết nhân sự, nhà lãnh đạo cần xem xét việc đầu tư công nghệ là một nhân tố chủ lực trong trong việc thúc đẩy triển khai mô hình hybrid working. Một ví dụ về ứng dụng công nghệ chuyên sâu là bộ giải pháp quản trị quy trình và công việc Base Work+ bao gồm các giải pháp như Base WeWork (quản lý công việc & dự án toàn diện cho doanh nghiệp), Base Workflow (tự động hoá quy trình nghiệp vụ liên phòng ban) và Base Meeting (ứng dụng quản lý cuộc họp trong doanh nghiệp). Việc lựa chọn công nghệ hỗ trợ chuyên sâu cho công việc góp phần định vị mô hình hybrid working theo đúng hướng đi chiến lược của cấp lãnh đạo, hỗ trợ nhân viên gắn kết hơn với đội nhóm bằng công cụ phần mềm hiện đại.

Đăng ký nhận tư vấn trực tiếp từ chuyên gia chuyển đổi số của Base.vn về các phần mềm quản trị nhân sự – quản lý quy trình – quản trị thông tin – giao tiếp nội bộ. Bạn có thể đăng ký tại đây.

Tài liệu tham khảo:

1. CIPD (2021). Line manager guide on supporting hybrid working. https://www.cipd.co.uk/knowledge/fundamentals/relations/flexible-working/line-manager-supporting-hybrid-working
2. Heidi Lynne Kurter (2021). Managers, Here Are 4 Tips On How To Effectively Lead Your Hybrid Team. Forbes. https://www.forbes.com/sites/heidilynnekurter/2021/09/27/managers-here-are-4-tips-on-how-to-effectively-lead-your-hybrid-team/?sh=5d88dad1216a
3. Microsoft WTI Pulse Report (2021). In Hybrid Work, Managers Keep Teams Connected. https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/managers-keep-teams-connected
4. Mary Baker (2021). 4 Modes of Collaboration Are Key to Success in Hybrid Work. Gartner. https://www.gartner.com/smarterwithgartner/4-modes-of-collaboration-are-key-to-success-in-hybrid-work