Hybrid Working: Doanh Nghiệp Nên Theo Xu Hướng Làm Việc Kết Hợp?
Lưu Phúc Trường | Content Writer tại Base.vn
Nguồn ảnh: Canva Stock Photo
Khi dịch Covid-19 đã được kiểm soát, tác động của nó dự đoán sẽ còn tồn tại lâu dài đối với doanh nghiệp. Nhìn lại năm 2021, cụm từ “Work From Home” được nhắc đến như là một xu hướng làm việc đầy hứa hẹn. Thì đến năm mới 2022, “Work From Home” tại Việt Nam đang dần bị thay thế bằng một mô hình làm việc mới, phù hợp hơn và thoả mãn nhu cầu của cả hai phía – nhân viên và nhà quản lý. Mô hình đó là Hybrid Working (xu hướng làm việc kết hợp).
Theo khảo sát của Reed được thực hiện vào tháng 11/2021, gần 45% nhân viên được hỏi sẽ sẵn sàng chuyển sang một vị trí mới mà có thể kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Cũng theo khảo sát trên, 60% nhân viên đang làm việc kết hợp khẳng định họ có trải nghiệm làm việc tốt hơn, 32% cho rằng không có nhiều sự thay đổi, và chỉ có 8% nhận xét trải nghiệm làm việc của họ giảm sút.
Hiểu được nỗi trăn trở của nhà quản lý khi phải tìm giải pháp phù hợp cho các mô hình làm việc mới, bài viết này được Base.vn biên soạn giúp bạn một góc nhìn sâu sắc hơn về Hybrid Working và từ đó tìm được hướng đi phù hợp nhất với văn hoá doanh nghiệp của mình.
Nội dung bài viết
- Hybrid Working là gì? Lợi ích bất ngờ của Hybrid Work đối với doanh nghiệp?
- Sẵn sàng cho Hybrid Working, doanh nghiệp cần làm gì?
- Doanh nghiệp chuẩn bị gì về mặt quy trình, chính sách?
- Vì sao công nghệ giúp thúc đẩy triển khai Hybrid Working?
- Một số ví dụ về áp dụng Hybrid Working.
Hybrid Working là gì? Lợi ích bất ngờ của Hybrid Work đối với doanh nghiệp?
Hybrid Working hay Dynamic Working (làm việc kết hợp) là một hình thức làm việc mà nhân viên được thoả thuận và lựa chọn nơi làm việc của mình, có thể là trên công ty, tại nhà hoặc bất cứ nơi nào khác. Cần lưu ý rằng, Hybrid Working khác với Flexible Working (làm việc linh hoạt). Flexible Working tập trung vào khả năng nhân viên có thể sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc hiệu quả nhất, còn Hybrid Working là “trao quyền” cho nhân viên sắp xếp địa điểm làm việc.
Qua thời gian, mô hình làm việc truyền thống dần trở thành một “lối mòn” mà chính nhân viên là người cảm nhận rõ nhất khi mỗi ngày đi làm. Hybrid Working được xem xu hướng phát triển thị trường lao động mới, làm việc tự do (freelance), làm việc từ xa (remote work), hay gần đây nhất là mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) trở thành kỳ vọng và mong muốn mới không chỉ của nhân viên, mà còn ở những cấp lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn nhân sự chiến lược. Mặc dù hiện tại Hybrid Working còn rất mới ở Việt Nam, thế nhưng, những doanh nghiệp tiên phong ứng dụng Hybrid Working có khả năng giảm tỉ lệ quay vòng nhân sự (employee turnover), tăng sự gắn kết nội bộ và khả năng thu hút nhân tài với chính sách làm việc cởi mở, tự do hơn cho nhân viên (theo CIPD).
Dịch Covid-19 và các chính sách phòng chống dịch vô hình trung tạo ra nhiều quyền lợi hơn cho nhân viên trong thị trường lao động. Ngoài lương thưởng và phúc lợi, nhân viên hiện nay có thể yêu cầu thêm sự bảo đảm cho sức khoẻ và an toàn của mình. Khi áp dụng mô hình Hybrid Working (làm việc kết hợp), nhân viên được trải nghiệm và cải thiện sự linh hoạt trong công việc, đồng nghĩa với việc hiệu suất của họ sẽ được nâng cao. Theo khảo sát của Slack vào quý 4 năm 2021, 62% nhân viên làm việc kết hợp nhận thấy bản thân có thể chủ động giải quyết công việc hiệu quả hơn khi làm việc theo mô hình truyền thống. Và lý do của con số này đơn giản là: nhân viên được tạo cơ hội để lựa chọn địa điểm, cân bằng thời gian cho công việc của mình.
Dù sẽ phải đối mặt với nhiều thay đổi, thách thức khi làm việc tại nhà trong thời gian đỉnh điểm của dịch bệnh, nhân viên nhiều vẫn nhận ra được hiệu quả của làm việc tại nhà cho bản thân họ và công ty: ví dụ như dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống, tự do thay đổi môi trường làm việc để tập trung hơn, tiết kiệm thời gian/chi phí đi lại, học được kỹ năng mới về sử dụng công nghệ… Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý cơ sở vật chất, tỉ lệ nhân viên hài lòng với công việc cũng từ đó cải thiện.
Khó có thể phủ nhận rằng, hybrid working chỉ là một xu hướng ngắn hạn khi cả hai phía người lao động và người sử dụng lao động đều nhận ra lợi thế đầy hứa hẹn mà hybrid working mang lại. Vậy để sẵn sàng cho hybrid working, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị những gì?
Dưới tác động của các yếu tố khách quan (sức khoẻ, bình thường mới sau Covid-19…) lên hành vi của nhân viên, Hybrid Working tạo ra sự thoải mái và cảm giác chủ động hơn cho họ trong công việc
Sẵn sàng cho Hybrid Working, doanh nghiệp cần làm gì?
Áp dụng mô hình Hybrid Working cần sự sẵn sàng và chỉ đạo thực hiện từ các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Theo nghiên cứu và khảo sát của Envoy, doanh nghiệp cần làm rõ và có sự chuẩn bị cho 3 đối tượng chính: nhân sự, quy trình, và công nghệ. Sau đây là những công việc cụ thể cần hoàn tất khi doanh nghiệp áp dụng mô hình Hybrid Working:
Khảo sát nhu cầu về địa điểm làm việc của nhân viên
Xây dựng một quy trình Hybrid Working đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn lâu dài đồng nghĩa rằng quy trình đó cải thiện tối đa hiệu suất cho đa số nhân sự. Quyết định và chỉ đạo chuyển đổi là
vai trò của nhà lãnh đạo, thế nhưng hãy tạo điều kiện cho nhân viên để họ nói lên nhu cầu địa điểm làm việc của mình qua những khảo sát. Từ những khảo sát đó, bộ phận hành chính – nhân sự sẽ có cơ sở thiết kế mô hình khích lệ nhân viên làm việc hiệu quả nhất. Một số câu hỏi có thể kể đến như:
- Bạn đã từng áp dụng Hybrid Working (làm việc kết hợp) trong quá khứ chưa?
- Để áp dụng Hybrid Working hiệu quả với chính mình, bạn sẽ làm việc tại văn phòng bao nhiêu ngày/bao nhiêu ca trong tuần?
- Nếu công việc cần được thực hiện theo nhóm, bạn sẽ sắp xếp để gặp đồng nghiệp như thế nào? Bạn sẽ ưu tiên làm việc nhóm tại văn phòng không?
Khi bạn phân tích những kết quả này với một tập hợp câu trả lời đủ lớn, bạn sẽ tìm ra được insight của đa số các nhân viên. Sau đó, vai trò của nhà lãnh đạo và quản lý là tìm ra sự giống nhau trong nhu cầu của nhân viên và cấp quản lý để đưa ra chính sách làm việc kết hợp phù hợp.
Xây dựng bộ công cụ cơ sở cho Hybrid Working
Khi mô hình Hybrid Working được áp dụng ở tần suất phù hợp nhất, đây được cho là cầu nối vững chắc giữa hiệu quả công việc của nhân viên và nhà lãnh đạo. Vì thế doanh nghiệp cần đầu tư về mặt công nghệ để thúc đẩy triển khai mô hình Hybrid Working có sự chuyên sâu và phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình.
Áp dụng một ứng dụng giao tiếp nội bộ cho toàn bộ cán bộ – nhân viên khuyến khích các cấp quản lý truyền đạt hiệu quả mục tiêu và kỳ vọng của mình. Ví dụ, nhà quản lý có thể sắp xếp lịch trình xử lý công việc của phòng ban lên ứng dụng, dễ dàng tra soát điểm nghẽn, hiệu quả và sự linh hoạt của nhân viên kể cả khi làm việc tại văn phòng hay từ xa. Ví dụ, với ứng dụng Base Timeoff và Base Timesheet thuộc bộ giải pháp Base HRM+. nhà quản lý có thể quyết định nhân viên làm việc tại văn phòng tại những ngày nào trong tuần, hoặc cho phép nhân viên lựa chọn thời gian làm việc ngay trên lịch biểu.
Đầu tư vào cải tiến, thực hiện đúng văn hoá doanh nghiệp
Hãy sẵn sàng để áp dụng văn hoá doanh nghiệp đối với văn hoá công ty. Điều này càng quan trọng hơn đối với Hybrid Working bởi vì nhân viên hoàn toàn có thể chán nản với công việc dù làm việc ở bất cứ đâu. Hãy luôn chú trọng vào các cơ hội, phúc lợi cho nhân viên dù họ làm việc ở văn phòng hay làm việc tại nhà. Cân nhắc việc áp dụng các giá trị cốt lõi của công ty bạn vào các hoạt động kể cả trong lúc nhân viên đang làm việc từ xa. Ví dụ nếu công ty của bạn có coi trọng sự cộng tác là giá trị cốt lõi, bạn có thể thêm vào các hoạt động team buiiding nhỏ trực tuyến để vừa tăng sự gắn kết của mọi người, vừa để nhân viên ghi nhớ rằng luôn có sự có mặt và hỗ trợ của cấp trên và đồng nghiệp.
Ghi nhớ: luôn thu thập góp ý của quản lý và nhân viên
Chắc chắn rằng, thời gian đầu áp dụng mô hình Hybrid Working sẽ không thể tạo ra một quy trình lý tưởng và hoàn thiện mà thiếu đi các đóng góp xây dựng từ “người trong cuộc”. Hãy chắc chắn rằng hãy luôn có một người chịu trách nhiệm thu nhận các góp ý của người quản lý và nhân viên bất cứ khi nào trong giờ làm việc. Khoảng thời gian 3 – 6 tháng đầu tiên khi triển khai mô hình này, nhà lãnh đạo hãy xem qua các góp ý của nhân viên hàng tháng để tìm ra điểm nghẽn, đánh giá liệu rằng góp ý của nhân viên có tính xây dựng và mô hình Hybrid Working có được thực hiện với tần suất phù hợp hay chưa?
Doanh nghiệp chuẩn bị gì về mặt quy trình, chính sách?
Hybrid Working (làm việc kết hợp) là một phiên bản mới của làm việc linh hoạt. Do đó, nhà lãnh đạo và quản lý có thể cân nhắc việc áp dụng và cập nhật các chính sách làm việc từ xa đã có từ thời điểm diễn ra dịch bệnh. Để có chính sách làm việc hiệu quả phụ thuộc nhiều vào bối cảnh công việc của mỗi nhân viên. Quyết định nào được đưa ra đối với chính sách làm việc kết hợp cần có sự giải thích và thông tin cụ thể, nhằm đảm bảo tính triển khai đạt hiệu suất cao.
Và để phát triển các chính sách làm việc kết hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau:
- Lập danh sách các vị trí công việc đáp ứng đủ yêu cầu để được làm việc kết hợp.
- Phát triển biểu mẫu yêu cầu được làm việc kết hợp.
- Thông báo rõ những yêu cầu, trách nhiệm, cấp quản lý phụ tráchđối với làm việc kết hợp.
- Kiểm tra lại các chính sách nhân sự liên quan bao gồm: chi phí, sử dụng thiết bị điện tử/phần mềm công ty, thoả thuận bảo mật dữ liệu…
Điểm khác biệt lớn nhất giữa chính sách làm việc kết hợp và làm việc từ xa do Covid-19 trước đây chính là tính dài hạn của nó trong tương lai. Vì thế chính sách làm việc kết hợp phải được dựa trên sự cam kết của nhân viên với doanh nghiệp để đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Hơn thế nữa, làm việc kết hợp có thể được áp dụng đối với làm việc nhóm. Giải quyết 1 tới 2 yêu cầu làm việc kết hợp có thể không quá phức tạp, thế nhưng nhiều nhân viên xin phép được làm việc kết hợp có thể dẫn đến sự mất cân bằng số lượng nhân viên tối thiểu cần thiết ở văn phòng. Thay vào đó, các cấp lãnh đạo được khuyên rằng hãy “trao quyền” tự sắp xếp và báo cáo thường xuyên về tình hình làm việc kết hợp theo nhóm. Qua đó, dù có chính sách làm việc kết hợp nhưng đảm bảo sự chuyên nghiệp của môi trường công sở là việc phải luôn được ưu tiên.
Vì sao công nghệ giúp thúc đẩy triển khai Hybrid Working?
Công nghệ hỗ trợ chắc chắn đóng vai trò quan trọng đối với chính sách Hybrid Working. Nhân viên cần được làm việc và giao tiếp thuận tiện với đồng nghiệp kể cả khi làm việc tại văn phòng và làm việc tại nhà, và doanh nghiệp cần cung cấp công cụ giúp việc kết nối với họ trở nên dễ dàng hơn.
Dịch Covid-19 đẫn đến số lượng lớn nhân viên đã làm quen với công nghệ ngay trong lúc làm việc từ xa như: ứng dụng họp trực tuyến, ứng dụng chat nội bộ… Và mặc dù các công ty sẵn sàng cho chuyển đổi số, thế nhưng không tìm ra một giải pháp chuyên sâu cho các vấn đề nhân sự sẽ dẫn đến việc lãng phí, loay hoay mà vẫn chưa hoàn thiện về mặt công cụ hỗ trợ cho công việc.
Với logic sản phẩm phát triển từ góc nhìn hiệu quả công việc của cả nhà quản lý và nhân viên, Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện Base HRM+ được Base.vn phát triển. Sử dụng Base HRM+, bạn có thể:
- Số hoá quy trình tuyển dụng: tạo website tuyển dụng chuyên nghiệp và thu hút ứng viên, tự động hoá quy trình tuyển dụng và onboarding.
- Quản trị thông tin nhân sự: Thông tin nhân sự, hợp đồng, tài sản.
- Compensations & Benefits (C&B): Quản lý dữ liệu lương thưởng, chấm công, nghỉ phép.
- Đào tạo & phát triển: Ứng dụng hỗ trợ các chương trình đào tạo nội bộ, kho tài nguyên học tập.
- Quản trị mục tiêu theo KPI/OKR: Báo cáo, đo lường, đánh giá các chỉ số về toàn bộ nhân sự.
Bạn có thể đăng ký nhận demo, trải nghiệm miễn phí toàn bộ tính năng của Base HRM+ tại đây.
Một số ví dụ về ứng dụng Hybrid Working
- Chị Ngọc muốn đưa đón con đi học thêm ở xa vào chiều thứ 4 hàng tuần. Vì thế Ngọc đề xuất với quản lý trực tiếp sẽ làm việc kết hợp vào chiều ngày hôm đó. Quản lý của Ngọc đồng ý rằng cô sẽ đến công ty làm việc buổi sáng, và chiều cô ấy có thể về sớm 2 tiếng để đưa đón con. Sau khi đưa đón con về vào lúc 18h00, Ngọc sẽ tiếp tục làm việc bù 2 tiếng và đảm bảo hoàn thành các công việc cô sẽ cam kết với quản lý ngày hôm đó.
- Anh Dũng sắp xếp một cuộc họp trực tuyến với đối tác nước ngoài vào ngày mai. Do ở khác múi giờ, thời gian phù hợp cho cả hai mà anh Dũng phải truy cập vào cuộc họp là 7h00 sáng. Anh Dũng trao đổi với quản lý có thể làm việc kết hợp vào ngày mai, và người quản lý đồng ý rằng anh Dũng sẽ bắt đầu cuộc họp đó tại nhà và sẽ tính là anh bắt làm việc lúc 7h00 sáng. Anh được giải quyết công việc của cả ca sáng tại nhà. Vào ca chiều, anh Dũng sẽ lên văn phòng làm việc và được về sớm 1 giờ do khi bình thường công việc bắt đầu vào 8h00 sáng.
- Nhà của anh Sỹ sẽ khai trương một nhà hàng, và thời gian được ấn định tổ chức là 8h00 sáng thứ 3 tuần sau. Sau khi hỏi ý kiến quản lý trên cơ quan của mình, anh Sỹ sẽ ở nhà ngày hôm đó để tham gia buổi khai trương, sau đó bắt đầu làm việc tại nhà lúc 10h00 sáng (bình thường cơ quan sẽ bắt đầu làm việc lúc 8h00) cho tới khi nghỉ trưa. Sau khi nghỉ trưa, anh Dũng lên cơ quan làm việc ca chiều, và sau khi về nhà. Anh Dũng sẽ làm việc từ 19h00 – 21h00 để hoàn thành đúng công việc đã cam kết với quản lý.
Tạm kết
Xây dựng một quy trình và chính sách cho Hybrid Working đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý và nhân viên cần sự khảo sát và chủ động từ cả 2 phía. Là lãnh đạo doanh nghiệp và nhà quản lý, bạn cần có sự chuẩn bị phù hợp về mặt công nghệ và văn hoá doanh nghiệp.
Mong rằng trên hành trình tối ưu hoá quy trình làm việc cho nhân viên, các phần mềm quản trị chuyên sâu của Base.vn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn gặt hái những thành công.
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện. Base.vn tự hào đồng hành cùng 7000+ khách hàng là doanh nghiệp hàng đầu trong các lĩnh vực như: Sacombank, VPBank, VIB, ACB, VietCredit, VinCommerce, Vissan, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115,…
Đăng ký nhận tư vấn trực tiếp từ chuyên gia chuyển đổi số của Base.vn về các phần mềm quản trị nhân sự – quản lý quy trình – quản trị thông tin – giao tiếp nội bộ. Bạn có thể đăng ký tại đây.
Tài liệu tham khảo:
- Amy Davis (2021). Hybrid working – what is it and what’s the best approach?. Reed. https://www.reed.com/hybrid-working-what-is-it
- CIPD (2021). Planning for hybrid working. CIPD. https://www.cipd.co.uk/knowledge/fundamentals/relations/flexible-working/planning-hybrid-working
- Brian Elliott (2021). Hybrid rules: the emerging playbook for flexible work. Slack. https://slack.com/blog/transformation/emerging-hybrid-playbook-flexible-work
- Tiffany Fowell (2021). Hybrid work: what is hybrid work and why do employees want it?. Envoy. https://envoy.com/blog/what-is-a-hybrid-work-model/
[…] >> Tham khảo bài viết: Hybrid Working: Doanh Nghiệp Nên Theo Xu Hướng Làm Việc Kết Hợp? […]
[…] >> Tham khảo bài viết: Hybrid Working: Doanh Nghiệp Nên Theo Xu Hướng Làm Việc Kết Hợp? […]