Data-Driven Recruitment: Nâng Cấp Quy Trình Tuyển Dụng Với Nền Tảng Dữ Liệu

Lưu Phúc Trường | Content Writer tại Base.vn

Ứng dụng data-driven recruiting (tuyển dụng dựa trên nền tảng dữ liệu), hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp có thể tăng lên hàng chục phần trăm hay thậm chí gấp 2 – 3 lần hoàn toàn là điều có thể đạt được

Khi phần lớn các trình tuyển dụng truyền thống đang chủ yếu dựa vào tương tác tự nhiên giữa doanh nghiệp và ứng viên, điều đó vô hình trung làm tiêu tốn nhiều thời gian, nguồn lực và khó có thể phân tích và báo cáo. Chắc chắn rằng, những nhà quản lý và chuyên viên tuyển dụng sẽ đánh giá hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp là hiệu quả khi: tuyển – dạy – dùng – và giữ người. Tuy nhiên với một quy mô nhân sự ngày càng lớn mạnh, việc đánh giá bằng những số liệu chung theo quy trình ấy lại không giúp nhà tuyển dụng có được nhiều insight giá trị từ phía các ứng viên, nhân viên của mình.

Nhiều nhà quản lý nhân sự hiện nay đưa vào ứng dụng mô hình data-driven recruiting. Với mô hình này, phòng nhân sự và tuyển dụng có thể dùng các phần mềm ứng dụng phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và điện toán đám mây (Cloud Computing) để phân tích dữ liệu được cập nhật liên tục về hiệu quả của quy trình tuyển dụng. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm được thiết kế chuyên biệt để bộ phận nhân sự, tuyển dụng phân tích và tự động hoá quy trình tuyển dụng của mình, và doanh nghiệp nào với quy mô cụ thể vẫn có thể phát triển data-driven recruiting, hay còn được gọi là tuyển dụng dựa trên nền tảng dữ liệu lớn.

Data-Driven Recruiting là gì?

Có thể hiểu đơn giản: data-driven recruiting là việc ứng dụng nền tảng và phân tích cơ sở dữ liệu đối với quy trình tuyển dụng. Data-driven recruiting bắt đầu từ việc thu thập và phân tích dữ liệu của quy trình hiện tại để tìm kiếm insight, lập kế hoạch tuyển dụng phù hợp với thực trạng và ứng dụng insight đó tiếp tục triển khai quy trình tuyển dụng. Theo khảo sát của Beamery.com, chỉ có khoảng 31% nhà tuyển dụng đang thực hiện hiệu quả quy trình tuyển dụng dựa trên nền tảng dữ liệu.

Tuy việc ứng dụng phân tích dữ liệu lớn vào tuyển dụng sẽ không phải là chuyên môn của những chuyên viên nhân sự, nhưng theo thời gian khi công nghệ khoa học dữ được đưa vào ứng dụng trong hầu hết các phòng ban chuyên môn, khi đó các vị trí chuyên về phân tích dữ liệu nhân sự được kỳ vọng sẽ xuất hiện chỉ trong tương lai từ 5 – 10 năm tới.

>> Tham khảo bài viết: Top 21 Vị Trí Nhân Sự Có Triển Vọng Trong 10 Năm Tới

Tính dễ sử dụng, dễ tích hợp các ứng dụng vào hệ thống đang có được xem là một lý do chính cho sự phát triển công nghệ phân tích dữ liệu vào quy trình tuyển dụng. Rất nhiều công ty đưa các quy trình truyền thông của mình ví dụ như hệ thông Applicant Tracking System (ATS) cho các công việc truyền thống như lữu trữ hồ sơ ứng viên, phát triển website tuyển dụng, tự động hoá công đoạn gửi email và sắp xếp lịch phỏng vấn… Các giai đoạn tiếp theo là onboarding (nhận việc, thử việc) và đánh giá mục tiêu (KPI/OKR) thường xuyên đều có thể được đo lượng báo cáo bằng phần mềm. Sau khi ứng dụng data-driven recruiting, hiệu quả tuyển dụng tăng lên hàng chục phần trăm hay thậm chí gấp 2 – 3 lần hoàn toàn là điều có thể đạt được.

Lợi ích của Data-Driven Recruiting?

Có rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và bộ phận nhân sự, tuyển dụng khi ứng dụng data-driven recruiting, có thể kể đến như:

• Tăng tốc độ và sự hiệu quả của quy trình tuyển dụng hiện tại
• Giúp lên kế hoạch cho số lượng cũng như chất lượng tuyển dụng nhân sự mới
• Cho phép doanh nghiệp khai thác nhiều cách làm mới để giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên
• Tìm ra điểm nghẽn, điểm cần khắc phục cho quá trình tuyển dụng
• Giảm các khoản chi phí tuyển dụng không cần thiết
• Đánh giá khách quan, xoá bỏ dần các thiên kiến chủ quan trong quá trình tuyển người
• Giúp cho việc dự báo và đặt mục tiêu tuyển dụng ngày càng phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp và thị trường lao động.

Ứng dụng Data-Driven Recruting vào quá trình tuyển dụng như thế nào?

Ứng dụng data-driven recruiting, nhà quản lý nhân sự cần thực hiện theo các bước sau đây để từng bước số hoá, tối ưu hoá quy trình tuyển dụng của mình với dữ liệu.

Tạo nguồn ứng viên từ tất cả các kênh

Bước đầu tiên của ứng dụng mô hình data-driven recruiting là xác định kênh thông tin ứng viên sẽ đổ về nguồn dữ liệu hồ sơ tuyển dụng của doanh nghiệp. Ngày nay, doanh nghiệp sẽ có nhiều kênh thông tin tuyển dụng đi theo hành trình ứng viên. Chúng ta có khoảng 10 điểm chạm giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, và các điểm chạm cũng đồng thời là kênh thông tin tuyển dụng phổ biến, như sau:

Các kênh thông tin thu hút nguồn ứng viên

Quản lý nguồn thông tin ứng viên

Từ lâu, chuyên viên nhân sự và nhà quản lý đã quen với việc sử dụng Excel và Google Sheets thay cho các công việc giấy tờ để số hoá dữ liệu ứng viên. Thế nhưng với sự phát triển không ngừng của công nghệ phần mềm trong kỷ nguyên 4.0, Excel và Google Sheets ngày càng lộ rõ nhiều hạn chế, đặc biệt đối với nền tảng data-driven recruiting. Điểm dễ nhận diện nhất là các tệp hồ sơ ứng viên, nhân sự ngày càng trở nên cồng kềnh, phức tạp và lưu chuyển, đồng bộ chậm chạp.

Vậy đâu là giải pháp dành cho nhà quản lý để thay thế cho Excel và Google Sheet trong data-driven recruiting?

Excel và Google Sheets đã không còn là lựa chọn tối ưu dành cho mô hình tuyển dụng chuyên nghiệp. Đã đến lúc nhà quản lý nhân sự cân nhắc sử dụng công nghệ của nền tảng Base E-Hiring vì những tính năng ưu việt sau để quản lý nguồn thông tin ứng viên:

• Lưu trữ thông tin tiện lợi: sử dụng Excel, nếu có sự cố xẩy ra với ổ cứng hoặc mạng nội bộ, toàn bộ dữ liệu có thể mất sạch. Tuy nhiên, Base E-Hiring giúp toàn bộ dữ liệu của ứng viên được đồng bộ và cập nhật thường xuyên qua diện toán đám mây, hạn chế tối đa rủi ro thất thoái dữ liệu. Ngoài ra, với ưu điểm của hệ thống đám mây, các phòng ban khác có thể được cấp quyền truy cập để theo dõi tiến độ của quy trình tuyển dụng
• Dễ dàng tìm kiếm theo các phân mục: mỗi ứng viên có thể được gắn tag để hỗ trợ cho việc tìm kiếm, lọc thông tin như lọc theo vị trí ứng tuyển, thời gian đăng ký, thông tin cá nhân… chỉ trong vài cú click chuột.

Lưu trữ thông tin tiện lợi, dễ dàng tìm kiếm ứng viên với Base E-Hiring

Trao đổi, làm việc trực tiếp với ứng viên

Một khi đã phân loại ứng viên theo các tiêu chí, nhà tuyển dụng có thể gửi liên lạc tự động với ứng viên như phỏng vấn đa phương tiện, gọi điện hoặc gửi mail ngay trên hệ thống Base E-Hiring. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Một khi đã phân loại ứng viên theo các tiêu chí phù hợp, nhà quản lý và chuyên viên tuyển dụng có thể tự động liên hệ ứng viên đa phương tiện. Ví dụ như tự động hoá chèn thông tin và gửi/nhận email từ ứng viên, gọi điện thoại, phỏng vấn qua video call ngay trên trình duyệt.

Không chỉ là một hệ thống quản lý, Base E-Hiring giúp nhà tuyển dụng trực tiếp liên hệ với ứng viên

Đánh giá, ghi chú và đo lường

Hồ sơ ứng viên từ tất cả các nguồn nên được lưu trữ, hiển thị trên hệ thống để bộ phận tuyển dụng và hội đồng phỏng vấn có thể dễ dàng theo dõi và đưa ra các đánh giá khách quan. Tối ưu cho hệ thống data-driven recruiting, Base E-Hiring giúp theo dõi hồ sơ ứng tuyển trực tuyến, ghi chú và đánh giá hồ sơ trong quá trình tuyển dụng.

Ngoài ra, bước báo cáo, đo lường là một phần không thể thiếu trong data-driven recruiting. Không thể đo lường, báo cáo đồng nghĩa rằng phòng tuyển dụng không thể cải thiện hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Base E-Hiring không những giúp đo lường và báo cáo các chỉ số, mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chí phí và đưa ra các quyết định hợp lý.

Sử dụng dữ liệu để dự báo và lập kế hoạch

Sau những dữ liệu được hệ thống hoá với Base E-Hiring. Từ đó, nhà quản lý không những có những góc nhìn dài hạn về quản trị tuyển dụng, mà còn có thể đưa ra những khắc phục, cải thiện quy trình tuyển dụng với data-driven recruiting. Thị trường lao động đang thay đổi với một tốc độ rất nhanh đặc biệt là sau ảnh hưởng của Covid-19. Trong kỷ nguyên với nhiều khó đoán này, công nghệ đóng vai trò cực kì quan trọng trong việc vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là đổi mới và tối ưu quy trình tuyển dụng. Vì thế, Base E-Hiring được xem là một giải pháp chuyên sâu cho công việc tuyển dụng và tối ưu trải nghiệm ứng viên

Nếu bạn có quan tâm đến giải pháp Base E-Hiring, bạn có thể đăng ký để nhận demo miễn phí toàn bộ tính năng của Base E-Hiring tại đây.